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上海自贸区电子文件归档和电子档案 “单套制”管理模式试点推广工作取得良好进展

发布时间:2017年08月07日 |来源:浦东新区档案局|浏览人数:2126

在上海自贸区建设中,档案工作顺应无纸化办公和各项业务信息化的发展趋势,与自贸区的综合管理和主体业务紧密融合,同步开展制度创新。上海市档案局、浦东新区档案局和自贸区管委会依托《中国(上海)自由贸易试验区条例》的法制保障和创新优势,结合上海自贸区电子政务建设的实践,开展了电子文件归档和电子档案“单套制”管理模式研究探索。两年多来,在保税区管理局成功开展了“单套制”管理试点,建立了相关工作机制、制度、流程和系统平台。此举在全国档案界和自贸区均具有首创意义,被列入“上海自贸试验区三年总结百个制度创新案例”。20168月,上海自贸区管委会印发《关于加强中国(上海)自由贸易试验区电子文件归档和电子档案管理的指导意见》,同年 11月召开了电子文件归档和电子档案“单套制”管理复制推广会。2017年起,“单套制”管理试点成果在自贸区五个片区管理局全面推广。

制度建设全面推进。在市、区档案局的指导下,五个片区局认真落实《指导意见》精神,结合本单位实际积极开展电子档案“单套制”管理的相关业务标准,打好“单套制”推行的制度基础。目前,除了先期开展试点的保税区管理局已建立配套制度外,其他4个片区管理局也全部完成了《电子文件归档范围和电子档案保管期限表》的制定,并以各自局内发文的形式公布实施。陆家嘴管理局作为重点推进单位,在完成基础性制度保障的基础上,还着手研究制定配套系统运行的《归档电子文件整理操作细则》《电子档案长期保存管理规范》等细化标准。

技术配套逐一对接。根据5个片区管理局OA应用的不同情况,采取“成熟一家推广一家”的原则进行技术对接和系统升级。保税区管理局作为已在使用电子文件归档和电子档案“单套制”管理原型系统的试点单位,完成了原型系统升级及专业档案模块应用、存量数据导入;陆家嘴管理局采取个性化对接,由“单套制”系统开发企业与其对接字段对应关系、硬件要求等技术事项,浦东新区档案局实时跟进指导,预计今年9月可完成原型系统与OA系统的对接。世博管理局、张江管理局使用新区统一的公务人员协同工作平台,新区档案局积极协助其与电子政务中心进行对接沟通。

  新区档案局计划于今年9月组织召开现场演示会,介绍各片区局“单套制”推行进展情况及保税区管理局、陆家嘴管理局等典型单位的成功经验。下一步,一是要做好原有试点单位“单套制”管理的推进工作,联合市局,指导推动“单套制”管理从文书档案向专业档案拓展;二是要在自贸区范围内扩大试点,其中陆家嘴管理局作全面推进,金桥管理局、世博管理局、张江管理局作分步推进。同时要加强与电子政务中心的沟通接洽,做好技术保障;三是在今年年底前制定出一套完整的制度体系和业务操作规程,为今后在全区面上推广电子文件归档和电子档案“单套制”管理做好准备。(浦东新区档案局 郭婧)