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湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法

发布时间:2018年07月06日 |来源:湖北省档案局|浏览人数:7569


 

湖北省档案局文件


 鄂档规〔2016〕3号


湖北省档案局关于印发

《湖北省企业、科技事业单位档案工作

目标管理考评办法》的

 

各市、州、县档案局,省直有关单位、各高等学校、大型企事业单位档案部门:

      为深入贯彻实施档案法律法规,全面提高企业、科技事业单位(以下简称“企事业单位”)档案管理水平,更好地适应新形势下改革和发展的需要,省档案局对《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评审办法》(鄂档规〔2012〕1号)进行了重新修订,现印发给你们,请认真组织实施。

      企事业单位根据原考评办法获得的“AAA级”、“AA级”、“A级”在有效期内继续有效,分别对应新考评办法的“省特级”、“省一级”、“省二级”的等级;在有效期满进行复查或申请新的等级时,应按新标准进行评分,重新认定。对医疗卫生、食品药品安全、工程设计和建筑施工等企事业单位进行档案工作考评,还要重点关注档案的可追溯性。

 

  湖北省档案局 

2016年4月28日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法

  

    (2004年制定,2007年第一次修订,2009年第二次修订,2012年第三次修订,2016年第四次修订。)

      第一条  为进一步加强企业、科技事业单位档案管理规范化建设,更好地为全省改革和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》及有关法律法规,结合湖北实际,制定本办法。 

      第二条  本办法适用于各级各类企业、院校、科研院所及其他相关事业单位等。

      第三条  企业、科技事业单位档案工作目标管理考评(以下简称“考评”)工作坚持统一领导、严格标准、自愿申报、属地考评的原则。

      第四条  考评分为省二级、省一级、省特级三个等级。其中,省二级重点突出规范性;省一级重点突出先进性;省特级重点突出示范性。考评一般由低级向高级逐级申报。

      第五条  考评采用100分制计分方法。评分以0.5分为单位进行计算,按得分多少确定等级。 

      各等级考评的评分标准为:

      省特级     95分以上(含95分);

      省一级     90-94.5分(含90分);

      省二级     80 -89.5分(含80分)。 

      第六条  考评的依据和内容按《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评标准及评分表》(附件1)执行。

      第七条  申报考评必须具备以下条件: 

      一、依法办理档案登记;

      二、单位档案实行集中统一管理;

      三、三年内没有发生档案丢失、被盗、损毁、失泄密、篡改等档案安全事故;

      四、自觉接受档案行政管理部门的监督、检查和指导。 

      第八条  考评权限 

      省档案局负责省属及以上企事业单位及其直属单位的考评。

      市州、直管市、神农架林区档案局负责所辖地区内企事业单位的考评工作。是否对县(市、区)档案局下放考评权限,由市、州档案局根据实际情况决定,并报省档案局备案。       第九条  考评程序 

      考评程序依次为申报、评审、公示、审批四个步骤。

      一、申报

      符合条件的单位年初向同级档案局提出考评等级创建计划,各级档案局在审核后及时下达考评计划。

      按计划完成自查工作的单位,对照《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评标准及评分表》进行自查评分,填写《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评申报审批表》(附件2),向同级档案局提出验收申请。

      鼓励有条件的地区实行网上申请。

      二、评审 

      (一)评审组织 

      评审工作由具有考评权限的档案局会同相关主管单位共同组织。一般由3-5人组成评审组。组成人员为:

      1.档案行政管理部门有关人员;

      2.行业主管部门有关人员;

      3.档案工作协作组组长单位人员;

      4.相关档案业务人员。

      鼓励各地区创造条件逐步推行网上评审。 

      (二)评审时间 

       各单位应按照年初申报计划和拟考评时间,及时完成创建工作。评审工作应于当年12月10日前完成。 

      (三)评审程序 

      1.听取档案工作目标管理及自查情况汇报;

      2.对照考评标准,严格逐项检查;

      3.审查材料,逐项评议评分,形成评审意见;

      4.与被考评单位交换意见。

      三、公示 

      评审通过的单位,由负责考评的档案局在其档案信息网站或相关门户网站公示,接受社会监督。公示时间不少于5天。

      四、审批 

      (一)审批依据 

      1.申请报告;

      2.申报审批表;

      3.考评表;

      4.公示结果;

      5.廉政告知书。 

       (二)确认备案 

      各级档案局业务部门将考评结果报局领导审批通过后发函确认(见附件3),并在网上公布。

      各市、州及直管市、神农架林区档案局每年12月15日前将辖区内当年考评确认的情况汇总报省档案局备案(备案表样式见附件4)。

      第十条  复查

      一、复查要求

      考评有效期为三年。获得相应等级的单位,应在三年有效期满当年提出复查申请,由原评审组织单位组织复查。

      二、复查结论

      复查结论分为合格和不合格两种。合格者,由负责复查的档案局发函确认。不合格或到期未申请复查者,其原获得的考评等级自行失效。

      三、复查程序

      复查程序及内容与考评相同。

      第十一条  抽查

      省档案局负责对市州、直管市、神农架林区企业、科技事业单位档案工作目标管理省一级以上考评情况进行抽查。

      市州档案局负责对辖区内具有考评权限的县(市、区)考评情况进行抽查。

      抽查发现考评质量、程序不符合标准超过30%的或反映问题突出的地区,取消该档案局的考评资格并限期整改。整改合格后申请恢复其考评资格。被考评单位没有达到相应等级考评标准的,取消其相应等级资格。

      第十二条  各级档案局是考评工作的责任主体,必须“坚持标准、坚持程序、确保质量”,坚持把纪律挺在前面,不得许愿或提出任何附加条件、不得与创收挂钩和收取任何费用,并实行《廉政告知书》(见附件5)制度。

       第十三条  本办法由湖北省档案局负责解释。

       第十四条  本办法自印发之日起执行,原《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评审办法》(鄂档规〔2012〕1号)同时废止。 


       附件:1. 湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评标准及评分表

                2. 湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评申报审批表  

                3. 企业、科技事业单位档案工作目标管理考评确认函(样式)

                4. 湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评审批备案表

                5. 廉政告知书

    



附件1

 

湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评标准及评分表

申    申报等级:                                                                                                                                    自查总分:                                        评审总分:        

序号

考核项目

分数

           

     

     

扣分

扣分

组织管理

(22)

 

 

 

 

 

1

组织机构

6

1.       档案工作列入单位年度工作计划和领导工作议事日程。(1分)

2.       明确一名领导分管档案工作,并能及时解决档案工作中存在的实际问题。

1分)

3.       档案工作专项经费列入单位年度经费计划。(1分)

4.       建立统一管理档案的职能部门,设置档案管理岗位。 2分)

5.  档案管理部门较好地发挥了监督、指导作用,并在单位内建立健全了档案管

理网络。有独立分支机构的单位参加省特级考评,其分支机构档案工作目标

管理达省二级以上的须超过80%。(1分)

 

 

 

 

2

规章制度

6

1.       认真贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规,开展了档案法律、法规宣传教育等活动。(1分)

2.       制定了本单位档案管理细则。1分)

3.       按要求及时制定或修订了档案分类方案、归档范围和保管期限表(三合一制度)。(2分)

4.       建立了档案接收、整理、保管、鉴定、统计、保密、利用、销毁、库房管理、应急预案等规章制度。(2分)

 

 

 

 

3

归档文件

控制措施

5

1.       文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、利用工作列入有关人员的岗位责任制,并作为工作实绩考核的内容之一。(1分)

2.       档案部门参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会(四参加),执行效果好。(2分)

3.       各种专项活动档案实行四同时管理,效果好。即:下达项目计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查项目计划进度同时检查文件材料形成情况;验收、鉴定项目成果同时验收、鉴定项目档案的完整、准确、系统情况;项目总结同时做好项目文件归档交接。(2分)

 

 

 

 

4

干部队伍

建设

 

5

1.       档案专(兼)职人员的配备适应工作需要。(1分)

2.       档案人员具有大专以上文化程度。(1分)

3.       具有中级以上专业技术职务的人员占50%以上。(1分)

4.       受过档案专业培训、持证上岗人员达到80%以上。(1分)

5.       档案管理人员与专业技术管理人员享受同等待遇。(1分)

 

 

 

 

设施设备

(10)

 

 

 

 

 

5

档案用房

3

1.       档案库房与办公室、阅览室分开。(1分)

2.       库容满足今后10年以上档案保管需要。(1)

3.       库房建设符合档案保管要求,库房楼层及方位有利于保护档案。(1分)

 

 

 

 

 

 

6

设施设备

5

1.       有符合要求且能正常使用的消防报警系统、安全监控系统、门禁系统,灭火器材在有效使用期内。(2分)

2.       库房配备铁门、铁窗。(0.5分)

3.       库房配备满足工作需要的空调机、除湿机,功率与空间匹配,运行状况良好。(1分)

4.       有防紫外线、防有害生物设施。(0.5分)

5.       有温湿度记录仪(表)、磁性载体档案专用防磁柜、刻录机、扫描仪、复印机、数码照相机等设备。(1分)

 

 

 

 

7

档案装具

2

1.       档案库房内安装了符合标准的档案密集架或铁制档案柜。(1分)

2.       档案整理和保管装具(卷、盒、夹)符合标准,特殊载体档案有安全适用的专用装具。(1分)

 

 

 

 

业务建设

(32)

 

 

 

 

 

8

档案资源

管理

12

1.       监督、指导各部门及时归档。(1分)

2.       各门类和载体的档案实现了集中统一管理。(2分)

3.       各种门类和载体的文件材料归档完整。(3分)

4.       重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案,按项目档案归档范围完整率达100%。(3分)

5.       科研课题、工程项目及其他专项业务工作的归档文件材料(含图纸)有相关责任人签名并经有关负责人签字认可。(2分)

6.  档案移交有完备的交接手续。(1分)

 

 

 

 

9

案卷质量

10

1.       有科学的档案分类编号方案。(3分)

2.       各类档案整理归档符合有关规定和规范的要求,科技档案案卷质量符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》。(6分)

3.       档案装订、装盒符合规定,案卷封面、脊背填写规范,整齐划一。(1分)

 

 

 

 

10

库房管理

6

1.       档案柜架标引醒目,有档案存放示意图。(0.5分)。

2.       按《全宗卷规范》建立了全宗卷。(1分)

3.       库房内清洁卫生,无虫、霉、潮湿及杂物堆放现象。(0.5分)

4.       重大节假日前对档案库房进行了安全检查并有记录。(1分)

5.       温湿度控制达到国家规定标准并有记录。(1分)

6.       及时更换预防虫、霉药物并定期对档案库房杀虫灭菌有记录。(1分)

7.       对档案专用设备建立了台账。(0.5)

8.    有各类档案收进、移出登记簿及相关审批手续。(0.5分)

 

 

 

 

11

档案鉴定

2

1.       成立了档案鉴定工作领导小组,开展了档案鉴定工作。(1分)

2.       经鉴定需销毁的档案按要求编制了销毁清册。(1分)

 

 

 

 

12

档案统计

2

1.       对档案数量、机构、人员、库房、设备、库藏结构、信息化等档案管理基本情况进行规范化统计,并按规定向相关主管机关报送。(1分)

2.       有档案利用及反馈情况统计。(1分)

 

 

 

 

档案信息化

(24)

 

 

 

 

 

13

软硬件条件

5

1.       档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划之中。(1分)

2.       建立档案数据管理专用机房,配备档案数据管理专用服务器。(2分)

3.       使用符合国家及行业标准的档案管理软件。(1分)

4.       档案人员会操作使用计算机及档案管理应用软件。(1分)

 

 

 

 

14

数据资源

12

1.       建立了覆盖全面的室(馆)藏档案的案卷级、文件级目录数据库,实现了计算机检索查询。(满分6分:档案目录数据库完成了库藏档案95%以上的得6分,完成了80-95%的得5分,完成了60-80%的得4分,完成了40-60%3分,完成了20-40%的得2分,完成20%以下的得1分)

2.       室(馆)藏文书档案、重要珍贵档案和利用频繁的档案(含图纸)进行了全文数字化扫描。(3分)

3.       建立有照片、音频、视频等多媒体档案数据库。(1分)

4.       实现了OA系统及其他专业管理系统原生电子文件在线归档,并由档案部门统一管理或向档案机构进行规范移交。(2分)

 

 

 

 

15

数据安全

5

1.       数据库结构及数据质量符合相关要求。(1分)

2.       电子档案数据实现了2种以上介质及2套以上安全备份,并对备份数据定期               进行了技术检测、迁移。(2分)

3.       本单位档案数字化外包和电子文件数据管理符合信息安全及保密规定。

1分)

4.       实行电子文件直接归档的,必须有纸质文件同步归档。(1分)

 

 

 

 

16

信息查询

2

1.       可在档案阅览室查阅本单位电子档案目录。(0.5分)

2.       可在单位内部局域网上按访问权限查阅档案全文数据。(1分)

3.       可在单位网络或网站查阅本单位的公开信息目录及全文。(0.5分)

 

 

 

 

开发利用

(12)

 

 

 

 

 

17

档案利用

 

5

1.       积极开展形式多样的档案信息查询服务。(1分)

2.       编制了适用的、多途径的检索工具。(2分)

3.       档案人员熟练使用检索工具,热情、主动、及时、准确地提供档案信息。(1分)

4.       档案信息为提高单位管理水平发挥了显著作用,有利用效果登记,有典型效益事例材料及数据对比分析。(1分)

 

 

 

 

18

编研开发

7

1.       积极开发档案信息,制定了开发档案信息工作计划和安排。(1)

2.       建立了实物档案陈列室,配合本单位中心工作举办档案展览、陈列或网上宣 传等。(2分)

3.       有全宗介绍、组织沿革、大事记、产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、 专题介绍、汇编资料等通用性编研成果。(2分)

4.       有利用档案资源开发的对本单位建设与发展产生较好社会或经济效益的编研成果。(2分)

 

 

 

 

    自查时间:        年    月    日               评审时间:       年    月   日

 

自查单位:(盖章)                              评审组组长(签字):


附件2

  

湖北省企业、科技事业单位档案工作

 

目标管理考评申报审批表

 

 

 

申  报  单  位:                   (盖章)   

 

申  报  等  级:                              

 

评  审  时  间:                              

 

审  批  编  号:                               


填写说明及要求

一、表一由申请单位填写。

二、表二“评审意见”栏由评审组填写。

三、表三由评审组成员签名。

四、表四中“主管部门审查意见”栏由行业主管部门签字盖章;“批准机关审批意见”栏由具有审批权限的档案行政管理部门签字盖章。

五、此表可正反双面打印。


表一

湖北省企业、科技事业单位档案工作

目标管理考评申请登记表

企业、科技事

业单位名称

 

企业规模、代码或科技事业单位级别(技术资格)

 

 

 

 

企业、科技事业单位负责人姓名

 

分管档案

工作领导

 

 

   

 

 

 

是否独立

 

归属部门

 

 

案卷              

兼职     

底图                

专职     

       月已获得 现申请                      

 

 

 

 

 

 

 

      

 

              



表二

评  审  意  见

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档案工作目标管理评审组

         

 


表三

评 审 组 成 员 名 单

  

行政职务

技术职务

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


表四

考  评  审  批  表

主管部门

审查意见

 

 

 

 

                         

 

 

                      (盖章)

 

                                       

批准机关

审批意见

 

 

                          

 

 

(盖章) 

 

                                             


附件3

 

 

                      ××××〔20××〕 

 

XXX档案局关于确认XXXXX(单位)

档案工作目标管理等级的函

 

××××××(单位):

根据你单位的申请,按照《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法》的规定,经评审,确认你单位档案工作为    级(通过××级复查),审批编号:                  ,有效期三年。

 

 

                                                                                                    二○××年××月××日

 



附件4

湖北省企业、科技事业单位档案工作

目标管理考评审批备案表

填表单位:                         填表时间:

序号

单位名称

评审组

负责人

审批编号

批文字号

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

注:此表由各市、州、直管市和神农架林区档案局汇总后,于审批当年

12月15日前报省档案局备案。

 

附件5

 

廉 政 告 知 书

 

                   

      敬请你单位对档案行政工作给予廉政支持。根据《湖北省档案局关于进一步加强档案行政工作廉政建设的若干规定》:档案行政工作不与档案部门的创收挂钩;不收取评审费和以任何名义在贵单位报销费用;不参与用公款支付的高消费娱乐、健身活动;不索取、接受礼金、有价证券和贵重物品;不从中谋取任何个人利益。特此告知,请予监督。

      举报电话:027-87237880;网址:湖北档案信息网(http://www.hbda.gov.cn/)。

 

 

                                                                                                             (公章)   年   月   日

 

被考评单位接待负责人(签字):

 

评审组组长(签字):