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武汉市档案局关于印发《武汉市归档文件整理办法》的通知

发布时间:2018年08月06日 |来源:市档案局办公室|浏览人数:290

武档规〔2012〕2号


各区档案局(馆),各专门、部门、企事业档案馆,市直各单位及大型企事业单位档案部门:

    为进一步规范武汉市归档文件整理工作,提高档案管理工作效率和水平,根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)和《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)以及《湖北省归档文件整理实施细则》(鄂档规[2011]7号)的规定,结合我市实际,特制定本办法,现印发给你们,请认真组织实施。   


二〇一二年五月二十一日


武汉市归档文件整理办法


(2003年制定,2004年第一次修订,2008年第二次修订)

    为加快档案管理现代化进程,适应机关办公自动化的要求,提高档案工作效率和水平,规范归档文件整理方法,根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)和《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)以及《湖北省归档文件整理实施细则》(鄂档规[2011]7号)的规定,结合我市实际,特制定本办法。

    一、适用范围

    本办法适用于全市各级各类机关、人民团体、事业单位。企业可参照执行。

    二、归档文件

    本办法所称归档文件指立档单位在履行职能活动和各项管理工作中形成的、办理完毕的、应当作为文书档案保存的纸质文件材料。

    三、整理原则

    归档文件的整理原则:应当遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值和保管期限,便于保管和利用。

    四、质量要求

    (一)归档文件材料收集应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

    (二)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护技术要求。

    五、整理方法

    (一)装订

    1、归档文件按件装订。“件”是归档文件整理的基本保管单位。

    每份文件为一件,包括文件的正本、文件处理签或拟办单、发文拟稿纸、定稿,亦称为“单件”。报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书刊等一册(本)为一件;简报一期为一件;会议记录一份或一本为一件。

    若干份有密切联系的文件,如:正文与附件、转发文与被转发文、原件与复制件、请示与批复等,称为“组件”,应作为一件装订在一起。开展专项活动形成的系列文件,可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件。

    2、装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文(结论)在前,来文(或去文)在后;文件处理签随文件一并归档。不同文字的文本,无特殊规定的,中文文本在前,其它文字文本在后。

    3、在进行数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装或保持文件原装订方式不变,完成数字化处理后可采用扎线装订;向国家综合档案馆移交的档案,应当采用扎线装订。扎线不得使用化学线。装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物。书刊等印刷出版物可保持原装订方式。

    (二)分类

    采用“年度——机构(问题)——保管期限”三级分类方法进行分类,这种分类方法适用于内设机构较多、形成档案数量多的单位;档案数量少的单位可采用“年度——保管期限”两级分类。

    同一单位采用的分类方法要保持前后一致,相对稳定。

    1、区分年度。按文件的形成年度划分。当年办结的文件归入文件形成年;跨年度的会议文件,归入闭幕年;跨年度的案件处理材料,归入结案年;开展专项活动形成的系列文件,可按活动阶段归入办结年。

    2、区分机构(问题)。按照文件内容,参照组织机构的职能或组织机构名称划分。如:党群、行政、业务类;或机关党委、办公室、业务处等。

    3、区分保管期限。归档文件分为永久、定期两种,定期又分为30年和10年。

    (三)排列

    归档文件在同一年度、同一类别的不同保管期限内(即分类的最低一级类别内)按时间顺序进行排列。

    (四)编号

    归档文件按分类方案和排列的顺序逐件编号,以件为单位,用打号机或黑色笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号,空白页不编号。文件处理签与定稿继正本编号后连续编号。

    (五)盖归档章

    完成分类排列和编号后的归档文件,以件为单位,在文件首页上端空白处加盖归档章并填写相关内容。

    归档章的项目有:全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页数。归档章格式见附件图示1。归档章各项目的填写方法如下:

    1、全宗号:填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。

    2、年度:填写文件材料的形成年度。采用公元纪年,用四位阿拉伯数字标注,如“2012”。

    3、保管期限:填写归档文件的保管期限“永久、30年、10年”。

    4、件号:填写归档文件在同年度、同机构(问题)、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级类别内,从“1”开始逐件编制流水号。

    5、机构(问题):按组织机构分类的,填写组织机构全称或规范简称;按问题分类的,填写类别名称。

    6、页数:以件为单位,填写归档文件内所有文件页数之和。

    (六)编目

    归档文件应依据分类方案和件号顺序逐件编制归档文件目录。

    归档文件目录的项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。目录格式见附件图示2。

    1、件号:填写文件排列的顺序号;

    2、责任者:填写文件机关名称或署名者,责任者全称过长,可写规范简称。组合件填写本件第一份文件的责任者。

    3、文号:填写文件制发机关的发文字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成。组合件填写本件第一份文件的文号。

    4、题名:填写文件标题。没有标题或标题不规范的,应根据文件内容重拟标题,补齐责任者、问题和文种等相关内容,使其具有检索意义。重拟题名两端应加方括号“[  ]”。组合件填写本件第一份文件的题名。

    5、日期:填写文件的形成时间。用8位阿拉伯数字标注,如2012年2月16日,标注为“20120216”。组合件填写本件第一份文件的日期。

    6、页数:填写该件文件的页数之和。空白页不计数。

    7、备注:填写归档文件需要补充和说明的情况,如与其它相关档案的参见号、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

    归档文件目录以年为单位装订成册,一年一本或多本。文件量少的机关亦可若干年装订一本。

    归档文件目录封面的项目有:全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)、名称等项目。目录封面格式见附件图示3。

    (七)装盒

    1、编目完毕的归档文件按件号顺序装入档案盒,填写档案盒封面、盒脊背及备考表。不同保管期限、不同年度、不同机构(问题)的归档文件不得装入同一档案盒中。档案盒的规格见附件图示4。

    2、档案盒封面的项目有全宗名称(见附件图示4.1)。档案盒脊背或底边的项目有:全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等(见附件图示4.2和4.3)。

    全宗号:填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。

    年度:盒内文件形成年度。采用公元纪年,用四位阿拉伯数字标注,如“2012”。

    保管期限:填写盒内文件的保管期限。

    机构(问题):填写盒内文件所属的机构(问题)。

    起止件号:填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号,上格填起件号,下格填止件号。

    盒号:档案盒排列顺序号。按照不同保管期限,分别从“1”起,逐年编制;档案室用铅笔填写档案盒的排列顺序号;向国家综合档案馆移交的,按进馆要求填写。

    3、盒内备考表的项目有:盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见附件图示5)。备考表置于盒内文件之后。

    盒内文件情况说明:填写盒内归档文件数量、缺损、修改、补充、移出、鉴定、销毁及对特殊文件的说明等情况。

    整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。

    检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

    日期:填写归档文件整理完毕的日期。

    六、附则

    本办法自2012年6月1日起执行,有效期5年。原《武汉市归档文件整理暂行办法》(武档[2003]11号)同时废止。武汉市档案局以前发布的业务规定,与本办法不一致的,以本办法为准。

    本办法由武汉市档案局负责解释。

    附件:归档章、归档文件目录、档案盒及备考表格式



    附件:

归档章、归档文件目录、档案盒及备考表格式

图示1:归档章式样

QQ截图20180806104352.jpg



图示2:归档文件目录表头式样

QQ截图20180806104531.jpg


图示3:归档文件目录封面式样

QQ截图20180806104553.jpg


图示4:档案盒式样


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图示5:备考表式样

QQ截图20180806105220.jpg




主题词:归档文件  整理  办法                                                                 

抄送:湖北省档案局                                                                           

武汉市档案局办公室                                                         2012年5月21日印发 

                                                                                   共印150份