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《武汉市档案中介服务机构备案管理办法(试行)》解读

发布时间:2018年04月11日 |来源:市档案局法规处|浏览人数:3526

武汉市档案局
(2018年4月10日)

    

    《武汉市档案中介服务机构备案管理办法(试行)》(以下简称《管理办法》)于2018年3月28日印发,4月10日起施行。《管理办法》作为武汉市档案局以“规”字号印发的行政规范性文件,起草工作历时四个月,经过了前期调研、组织起草、征求意见、修改完善、合法性审核与廉洁性评估、局长办公会审议通过、市政府法制办审查批准等规定环节。文件是武汉市档案局依法监督管理和规范引导在武汉市范围内从事档案中介服务的政策依据,将发挥优化档案中介服务机构发展环境、促进档案经营服务业健康发展的重要作用。

    一、《管理办法》出台的背景
    档案中介服务机构是指从事档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询培训服务、档案开发利用服务、档案保护技术服务以及生产销售档案装具的企业法人组织。对其进行备案管理是贯彻《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》等法律法规和落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》以及国家档案行业标准《档案服务外包工作规范》的要求,是促进武汉市档案事业发展的必然需要。根据国家有关档案法律法规、规范性文件和行业标准的要求,档案中介服务机构从事档案经营业务应当报县级以上档案行政管理部门备案,并在核定的范围内开展档案业务工作。
    近年来,档案工作得到社会的普遍关注和高度重视,特别是湖北省及武汉市推行机关企事业单位档案工作规范化建设,对机关团体企事业单位各门类档案的科学整理、有效利用和信息化建设提出了新的更高要求。在此形势下,在武汉市范围内从事档案整理、档案数字化等业务的中介服务机构组织大量出现,它们在档案业务建设中发挥了重要作用,成为促进全市档案事业发展的一支重要力量。同时,也存在一些不容忽视的问题:档案中介服务机构专业化程度良莠不齐,档案业务工作质量难以得到全面保障;有的工作人员档案法规意识与保密观念淡薄,导致档案安全和规范管理隐患问题时有发生;现有的相关管理文件已明显不符合时代发展要求,导致在全市层面缺乏一套必要的、科学有效的管理制度和架构。因而,依据档案法律法规,结合武汉市的档案工作实际,组织制定一份规范和引导全市档案中介服务机构的制度性、纲领性文件十分必要且迫在眉睫。
    二、《管理办法》的主要内容
    《管理办法》包括“总则”、“备案的申请和办理”、“备案证书的管理”、“监督管理与服务引导”、“附则”五个章节内容。
    “总则”部分指出了制定《管理办法》的依据是档案法律法规和国家行业标准。文件明确了应向市档案行政管理部门报备的主体范围,即:在武汉市范围内从事档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询培训服务、档案开发利用服务、档案保护技术服务以及生产或销售档案装具的企业法人组织,应向武汉市档案局申请备案。
    “备案的申请和办理”部分明确了申请备案应具备的条件,即:(一)经工商行政管理部门登记注册,营业执照的经营范围中应包含所从事的档案经营服务;(二)法人代表及工作人员3年内无档案违法违规行为记录。具备档案专业知识与业务工作技能的工作人员不少于3人,其中至少1名工作人员须有档案或相关专业大专以上学历,或具有档案中级以上专业技术职称,其他人员须持有省、市档案行政管理部门颁发的档案人员岗位培训证书且从事档案工作2年以上;(三)档案中介服务机构的投资人、负责人和工作人员应当为中华人民共和国境内公民;(四)法律法规、行政规章和国家行业标准规定的其他条件。
    “备案证书的管理”部分明确了备案证书有效期为2年,到期后应重新提出备案申请的原则。文件规定档案中介服务机构备案证书载明的档案中介服务机构名称、统一社会信用代码、法人代表、经营范围发生变化的,应申请变更备案证书,列出了申请变更应提交的材料。
    “监督管理与服务引导”部分提出了对档案中介服务机构进行监督管理的要求,以及如何为其提供指导服务的意见。
    三、落实《管理办法》的主要措施
    为确保《管理文件》要求落到实处,文件从三个方面进行了安排:
    一是充分发挥社会监督的作用。将向社会公布取得备案证书的档案中介服务机构名录及其基本信息,建立档案中介服务机构信用档案供社会查询,在证书上载明举报投诉电话方便社会各界投诉举报。
    二是强调要依法开展监督检查。对全市档案中介服务机构进行监督与检查,依照《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》等法律法规,查处档案违法违规行为。
    三是要求有关责任方履行职责。文件要求本市各机关、团体、企事业单位应加强对在本单位或下属单位从事档案业务活动的档案中介服务机构的日常管理,督促其遵守法律法规和规范标准,严把档案安全关与服务质量关。
    四、《管理办法》的主要特点
    与其他省市档案行政管理部门出台的类似文件比较,《管理办法》具有与时俱进的时代特色,既贯彻执行了中央及省市两办关于加强和改进新形势下档案工作的意见精神,结合了最近国家发布实施的《档案服务外包工作规范》行业标准,又注重融合“放管服”改革基本原则和促进小微企业发展总体要求。
    在“放”方面,文件本着促进小微企业发展的原则,针对小微型档案中介服务机构多的实际,无论是主体资格条件还是从业人员数量及学历职称要求等,都低于全国其他省市同行要求。在“管”方面,文件强调要加强监管,充分发挥各级档案行政管理部门和档案服务委托方的各自作用,形成监管合力。在“服”方面,文件强调优化档案服务机构发展环境,为档案中介服务机构提供档案政策法规咨询和档案专业培训服务,帮助档案服务机构熟悉和掌握档案工作相关法律法规、业务规范和技术标准。