武汉市勘测设计研究院 罗名海
一、前言
二十世纪八十年代以来，随着电子计算机、信息技术的发展和普及，城市勘测行业逐步实现了从模拟测绘到数字测绘的转变，档案管理也从纸质档案发展到电子档案。但是长期以来，城市勘测电子档案管理手段较为落后，分类体系主要以纸质档案为研究对象，对数字化的基础地理信息的归档、开发、利用尚未形成有效的机制，电子档案没有进行有序的脱机备份，勘测电子档案管理的潜在风险很大。
电子档案是档案工作信息化发展的必然，也产生了许多新的问题，要求档案管理突破纸质介质、帐册登记、静态管理、封闭管理的局限性，建立新的电子档案标准体系, 规范电子文件的形成过程，研究电子档案存储、管理、检索和使用问题，建立电子档案信息资源中心和发布体系，全面提升档案管理的现代化水平。
为加强勘测电子档案管理，提高信息安全和利用水平，2004年4月武汉市勘测设计研究院和武汉市档案局合作，共同向国家档案局申报了《城市勘测电子档案管理方法研究》科技项目，2004年6月得到批准。经过课题组全体成员历时2年的艰苦努力，课题研究基本完成，达到了预期要求。2006年9月7日，湖北省档案局副局长陈文樵、武汉市档案局党组书记、局长杨朝伟、武汉市规划国土局党组副书记、副局长栗建新等领导和专家对该课题进行了检查和预验收，充分肯定了课题研究取得的成果。
二、课题研究的主要内容
开展《城市勘测电子档案管理方法研究》，就是要立足办公自动化平台，研究3S技术条件下4D产品电子档案的管理方法，调整档案分类方案，完善电子档案管理规范和标准体系，实施严格的脱机备份制度，开展综合的信息建库，解决好电子档案的静态脱机存储和动态在线利用问题，提高城市勘测成果的安全可靠性和共享利用水平。
课题研究主要由标准体系研究和应用系统研制两大部分组成。前者是理论和基础，对管理系统的研制发挥了关键的指导作用；后者是应用和贯彻，是标准体系贯彻落实的保证，反过来又在实践中检验了标准体系的科学性、合理性和可操作性。
1、加强理论研究，完善标准规范体系
为适应城市勘测行业3S技术条件下4D成果的电子档案管理，课题首先加强了理论研究，修订了城市勘测电子档案分类方法，制定了城市勘测电子档案标准和规范体系，为规范勘测行业电子档案的全覆盖、全过程管理奠定了理论基础。
（1）修订了城市勘测电子档案分类方法
在原有勘测档案分类方法基础上，适应基础地理信息技术的迅速发展和普及应用的需要，参照国家《城市基础地理信息系统技术规范》，修订电子档案分类方案。新的分类体系在一级类目设置不变的情况下，重点增加了二级类目E3基础地理信息和F2软件成果，提升原E14中竣工测量、红线测量、管线测量3个四级类目为三级类目，增加电子文件的归档范围。
（2）制定了城市勘测电子档案标准和规范体系
根据电子文件管理流程，结合城市勘测的专业特点，在国家有关标准基础上，从城市勘测电子文件的生成与采集、积累和预立卷、鉴别、归档与验收、电子档案整理与信息组织、电子档案保管和维护、电子档案编研与利用、电子档案统计、电子档案的鉴定与销毁等方面制定了城市勘测电子档案管理的标准和规范，重点解决元数据管理问题，制定了工程项目（E1、E2）文件元数据和案卷元数据、基础地理信息（E3）数据库级元数据和数据集元数据标准。
2、推进系统建设，建立技术支持平台
根据城市勘测电子档案管理和利用需要，开发研制了城市勘测电子档案管理信息系统，包括基于OA的电子档案流程管理系统、基于GIS的电子档案集成管理系统和基于WEB的电子档案分发服务系统，为标准体系的贯彻提供了先进的技术支持平台。
（1）基于OA的城市勘测电子档案流程管理系统
结合办公自动化建设，开发研制了基于OA的城市勘测电子档案流程管理系统，与生产管理、技术管理有机结合，前置了档案管理工作，严格按照档案分类大纲和标准体系，提出了OA环境下电子档案规范化、标准化管理的解决方案，完整反映了电子文件积累、提交、验收、归档（迁移）的全过程，突出了全过程管理的特点；科学地实现了电子档案元数据的采集、生成与管理，包括项目登记阶段的工程信息元数据、移交办结阶段的作业信息元数据及卷内信息元数据、归档完成阶段的管理信息元数据、借阅调用阶段的利用信息元数据；规范性地实现了电子档案管理的主要功能，包括验收归档、组卷编目、脱机备份、统计报表、借阅归还、鉴定销毁等，提高了勘测电子档案的管理水平和工作效率。
（2）基于GIS的城市勘测电子档案集成管理系统
针对勘测行业空间信息的特点，开发研制了基于GIS的城市勘测电子档案集成管理系统，统一数据标准，整合各类信息资源，采用B/S体系结构，在ArcGIS平台上建立起包括索引数据库（行政境界、道路、水系、接合表、地名）、基础地理信息数据库（控制数据、地形数据、影像数据、管线数据）、工程信息数据库（项目信息、地理位置）、元数据库在内的综合数据库，通过数据库引擎ArcSDE和大型数据库Oracle实现对基础地理信息的集成管理和网络化共享应用，为勘测电子档案的开发利用奠定了基础。
（3）基于WEB的城市勘测电子档案分发服务系统
根据网络化应用的需要，开发研制了基于WEB的城市勘测电子档案分发服务系统，充分利用已有数据建库资源，利用WebGIS技术，建立电子档案网站，实现网络环境下控制点、工程项目、基本图电子档案的动态查询、下载申请、下载审批和分发服务，提高了电子档案的在线服务水平和利用效率，为方便信息流转、提高勘测生产效率搭建了网络化应用平台。
三、课题研究的主要经验
《城市勘测电子档案管理方法研究》是一个庞大的系统工程，更是紧密结合行业特点和实际工作需要开展的科研工作。课题研究的成功，开创了业务部门和档案部门合作开展科研工作的模式，实现了业务工作与档案管理的有机结合，为武汉市的档案科研工作的开展积累了很好的经验。主要经验有：
1、准确把握课题的综合性特点
该课题研究具有几个鲜明的特点。一是专业交叉，涉及测绘专业、岩土专业、地理信息专业和档案专业，既要满足档案规范的要求，又要突出勘测行业特点；二是虚实结合，既结合我院实际需求，又解决行业一般性问题，既有分类方案、标准体系等软性的课题研究，又有软件开发等硬性的系统建设，前者是理论基础，后者是技术支撑和贯彻保障；三是全过程管理，系统建设要求将生产技术管理纳入一体，实现电子文件形成、归档和电子档案管理、开发、利用的全过程管理，须结合办公自动化一并考虑；四是动静结合，既要解决电子档案静态存储管理，又要解决档案信息的动态发布利用。
2、坚持正确的指导思想
该课题研究是一项长期的基础性研究课题，领导重视、组织和经费保证是课题研究取得成功的重要条件。在研究过程中，坚持了“五个结合”的指导思想。一是软硬结合，分类方案、标准体系研究与系统开发、数据建库紧密结合；二是产研结合，生产与科研紧密结合；三是系统结合，管理系统开发与各专题信息系统建设相结合；四是内外结合，以我为主，开放协作，广泛组织调研，积极开展与大专院校的横向合作；五是远近结合，在项目建设过程中应不断取得阶段性成果。
3、坚持理论创新与应用创新
本课题研究包括标准规范体系和管理信息系统两大部分，特点是软硬结合、理论与实践相结合。在研究过程中，坚持理论创新和应用创新，对于整个城市勘测行业的电子档案管理具有极大的参考价值。理论上，分类方法、标准与规范体系为规范勘测行业电子档案的全覆盖、全过程管理奠定了理论基础，填补了行业空白。应用上，基于OA的“电子档案流程管理系统”突出了全过程管理的特点，基于GIS的“电子档案集成管理系统”突出了勘测行业空间信息的特点，基于Web的“电子档案分发服务系统”突出了网络化应用的特点，开创了全新的工作模式。
四、几点认识和体会
开展《城市勘测电子档案管理方法研究》，就是抓住国家和社会信息化发展给档案工作带来的机遇和挑战，充分利用信息科学技术，研究解决勘测行业电子档案管理的特殊问题，通过分类方案调整、标准体系制定、管理系统开发、资源整合与开发利用，建立起安全的脱机备份系统和高效的在线利用系统，提高城市勘测成果的安全可靠性和共享利用水平。
该课题研究的完成，是勘测信息化建设成果的综合结晶，使得我们对档案理论和实践的认识上了一个新的台阶，必将极大地提高勘测档案工作的科技含量、管理水平和服务质量，支持勘测事业和地理信息产业的健康和可持续发展。
同时我们也清醒地认识到，课题研究的结束只是一个新的起点、新的开始，新技术成果的研制完成到实际工作应用还有一个艰苦细致的转化过程，今后将着重解决以下三个方面的问题：
（1）课题研究是一个庞大的系统工程，需要将研究成果进行简化和可操作化，要做好分层次、分阶段、有重点的培训，做好研究成果的应用与推广。
（2）课题研究提出了许多新的理念、标准和方法，是电子档案管理上的一场革命，需要人们在思想认识上的进一步提高，需要有关规章制度的建立和完善，为标准规范的贯彻、管理系统的运行提供制度上的保障。
（3）课题研究既是一项具体的工作，更是一个动态的过程，要以发展的眼光来看待城市勘测电子档案的内涵和应用前景，无论是分类方法还是标准规范都需要在实践中得到检验，需要适应电子档案管理工作的发展而不断地充实、更新和完善。
基金项目：
国家档案局2004年度科技项目计划（2004-X-08）：城市勘测电子档案管理方法研究
作者简介：罗名海（1966-），男，湖北黄冈人，博士，教授级高工，副总工程师，主要从事GIS研究。
联系方式：湖北省武汉市汉口万松园路209号 邮编：430022
武汉市勘测设计研究院 罗名海
电话 027—62531910 Email:luominghai@163.co
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